Umgang mit E-Mails sollte für Kündigungen geregelt sein

Bonn (dpa/tmn) - Verlässt ein Arbeitnehmer einen Betrieb, sollte geregelt sein, wie mit seinen E-Mails, Dokumenten und Dateien verfahren wird. Ob Ruhestand oder Arbeitgeberwechsel, nicht nur Datenschutzbeauftragte, sondern auch Vorgesetzte sollten darauf achten.

Bonn (dpa/tmn) - Verlässt ein Arbeitnehmer einen Betrieb, sollte geregelt sein, wie mit seinen E-Mails, Dokumenten und Dateien verfahren wird. Ob Ruhestand oder Arbeitgeberwechsel, nicht nur Datenschutzbeauftragte, sondern auch Vorgesetzte sollten darauf achten.

Dasselbe gelte auch für Vorgesetzte. Empfehlenswert sei ein standardisiertes Verfahren, das zwischen Datenschutzbeauftragten, Geschäftsleitung, Personalabteilung und dem IT-Leiter abgesprochen ist. Denkbar sei beispielsweise, eine Art Laufzettel zu entwerfen, so der Verlag für die Deutsche Wirtschaft in Bonn. Darauf wird notiert, was ein ausscheidender Mitarbeiter mit Blick beispielsweise auf seine Dokumente und seinen E-Mail-Account noch erledigen muss.

Im Fall einer fristlosen Kündigung stellt sich das Problem in verschärfter Form. Auch dann biete es sich an, mit einem solchen «Laufzettel» zu arbeiten. Auf diese Weise lasse sich auch sicher stellen, dass der Zugang zum Firmenpostfach geschlossen wird und der Mitarbeiter nicht auch noch in Zukunft auf Daten zugreifen kann. Allerdings sind dem Arbeitgeber Grenzen gesetzt: Werden beispielsweise auch private E-Mails gelöscht, kann ehemalige Mitarbeiter rechtlich dagegen vorgehen. Ausscheidende Mitarbeiter sollten Gelegenheit haben, private Mails selbst zu löschen, so der Fachverlag.

Schwierig ist die Situation häufig, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen nicht mehr aufsuchen kann, etwa weil er gestorben ist. Auch in solchen Fällen hat der Arbeitgeber nicht einfach das Recht, sämtliche seiner Dateien und privaten E-Mails aus dem ihm zugeordneten Postfach zu löschen. Arbeitgeber sollten sich an die Angehörigen wenden und um Erlaubnis dafür bitten.